'Doce uvas'
Hoy acaba el año y aun estas a tiempo: Penitengiagite!!! Ya has tenido ocasión tiempo de hacer la reflexión, los propósitos para el próximo año, ahora sólo queda GTDear la fiesta de hoy. Recuerda los pasos, no dejes que la emoción te nuble y te deje ser menos productivo:
Recopilar
Uvas, cava, lencería roja, cava, velas, familiares, cava, amigos, cava, sms/emails, dinero para el taxi de regreso, ¿he dicho ya cava?
Procesar
Uvas: Escoge las más pequeñas, peladas y deshuesadas, llévalas hasta unos minutos antes de la media noche, no dejes que te impongan otras uvas que no seas las tuyas, las crackeadas ;)
Lencería roja: opcional y absurda tradición, siempre por debajo de la ropa. Abstenerse superman.
Velas: Mejor no encender las luces, por si hay que sacrificar alguna uva o ver a tu suegra con la lencería roja sobre la ropa.
Familiares-Amigos: Llamar.
SMS/Emails: Típicos mensajes, prográmalos antes de salir, contrata algún servicio o descárgate algún programa de la Web.
Dinero: Básico!!! Uno no sabe dónde acabará y como regresará.
Cava: ¿Se necesitan comentarios?
Organizar: Cada cosa en su contexto.
Hacer: Disfruta en todo momento.
Revisión Semanal: En este caso se llamará: Resaca.
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'Retoques'
Aprovechando unas notas que tenía hace tiempo he dedicado un poco de maquillaje al WebLog. Con esta nueva versión pretendo que sea un formato totalmente simplificado, sin distracción más que las propias letras. En la versión superior, podeis utilizar el botón de "Full Versión" para poder acceder a todas las secciones. Espero que funcione en todos los navegadores.
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'Generador de problemas'
A nadie le gusta generar problemas y mucho menos que estos problemas ajenos lleguen a uno. Yo estoy convencido que hay gente especializada en este ámbito de trabajo, generadores de problemas que luego los transmiten sin culpa, creando caos y desconcierto. Cada día hemos de lidiar con este perfil profesional que lo único que hace es someter al proyecto a un continuo estado de evaluación y estrés.
Los problemas van y vienen, antes yo los evitaba a toda costa, agachando la cabeza en el propio cubículo dónde rezaba con pura convicción: “si el problema es tuyo, quédatelo”. Ahora, gracias a todas las herramientas que ofrece GTD y a la seguridad emocional que te otorga, he conseguido transformar ese rezo en una frase sarcástica.
Desde GTD, ahora me considero un “Solucionator”, me gusta ver cómo van y vienen los problemas volando por la oficina e incluso yo soy generador de esos problemas con singular alegría, la diferencia está en el toque final para darle al problema. Yo, confieso, genero problemas, los subo a lo más alto de la cúpula organizativa con probada causa y hechos, pero al mismo tiempo, con el problema, aporto la solución conocida vulgarmente como el Plan B.
Crear problemas es muy sencillo, cualquiera puede hacerlo, sólo hay que mirar a tu alrededor e identificar los cuatro o cinco que a voces van corriendo por la oficina. La diferencia radica en que nadie aporta la solución a esos problemas, incluso el target se ve sobrepasado muchas veces por el desconocimiento y el impacto súbito de algo imprevisible que ha caído entre sus manos con la típica onomatopeya de ¡Boom!
Una solución, tranquiliza, calma, sorprende e incluso alegra. Una solución aporta un cambio radical al problema, por muy descabellada que parezca. Cuando alguien genera el problema, no se para a pensar en cómo llegar a solucionarlo, simplemente lanzan el problema para que alguna víctima sea capaz de resolverla y sus mandos superiores le den mayor importancia visual. Por ello, muchos de los problemas que circulan suelen ser meras acciones propagandísticas, incluso capaces de engendrar verdaderos conciertos políticos y todos ellos con el mismo denominador común, sin una solución aportada.
Si tienes un problema, hay que crear una solución. Si ves que un compañero tiene un problema, igualmente puedes involucrarte en buscar una solución. Los problemas ajenos no es algo que se pueda mirar desde la distancia, porque tarde o temprano genera un clima extraño en el entorno. Por ello, hay que involucrarse en muchas de esas batallas ajenas, intentando aportar un punto de vista ajeno, una loca solución y una sencilla y clara intención de encontrar un punto de unión ante un futuro enlace profesional. Introducirse en esos problemas crea un lazo de confianza.
Una solución es una digna respuesta y una necesidad que debe salir de nosotros. Siempre hay que pensar en soluciones, siempre hay que aportar soluciones, tanto si depende de nosotros como si el problema es ajeno, nuestra ética debe estar por encima del escaqueo. Eso es un claro identificador de proactividad.
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'Inocentada: Cease and Desist'
Como muchos ya sabreis, el post del día 28 de Cease and Desist fue una inocentada para celebrar el Día de los Santos Inocentes. Algunos os habreis dado cuenta por el día, otros por que David Alen (con una L no existe y mucho menos la empresa DavidCorp si no que su empresa es DavidCo, pequeñas pistas que os habrán dado la guia. Espero que esta pequeña broma no me cueste todo un año de bondad y que los reyes magos me puedan traer todos esos regalos que he pedido.
Quiero agradecer a @JeroenSangers, @daguayo, @jmbolivar y a @elgachupas por su implicación en la inocentada, si yo me quedo sin reyes ellos tambien!!!
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'Actualización: Cease and desist'
Anexo 0917h: Me entero que el Canasto, Dutudú y elGachupas estan en la misma situación. Estoy hablando con ellos para ver como nos organizamos.
Anexo: 11:07h: OptimaInfinito también ha caído!!! 8O
Dear Mr Bergonzini:
Kaplan and Smitch is a national public interest law firm. We have presented many briefs before the United States Supreme Court, and we have argued before the High Court and in state and federal courts throughout the nation. Kaplan and Smitch has offices in Florida, Virginia and hundreds of affiliate attorneys licensed in all 50 states and the District of Columbia. We frequently provide assistance to various organizations including David Alen Corporation ("DavidCorp").
It has recently come to our attention that your web site, www.bergonzini.net/gtd is using a brand that you admit was taken from the DavidCorp web site.
You appear to believe that the stolen brand is exempt from federal intellectual property laws as a "parody" due to "fair use." Unfortunately, the intricacies of federal law cannot adequately be covered on your site due to the variety of facts addressed by courts in numerous cases. Your use of the brand is indeed a violation of copyright law and is not covered by "fair use." .
We are confident that you will understand our insistence that you immediately cease use of the brand on your web site or in any other form. Please confirm your agreement to this request, and please note your confirmation that no other use is being or will be made of the brands or logo, by signing and returning an original signature on a copy of this letter at the address shown above, no later than January 15, 2010. We appreciate your anticipated cooperation with this request.
Sincerely,
Simon Stevenson,
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'Feliz Navidad'
Imagen de dezignia
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'Caga Tió'
La única acción importante para hoy es el Caga Tió!!
- Caga tió
ametlles i torró
no caguis arangades
que són massa salades
caga torrons
que són més bons
Caga tió
ametlles i torró
si no vols cagar
et donaré un cop de bastó
Caga tió!
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'Propósitos 2010'
Se acerca fin de año y como viene siendo tradición voy a publicar los nuevos propósito para el año 2010. Este año arrastro propósitos del año pasado, pero con el motivo de mantenerlos bien presentes y no bajar la guardia.
Mejorar GTD + Curso GTD
- Este va a ser una constante dentro de los propósitos de cada año, creo que siempre debo improvisar y mejorar, experimentar y aprender en este mundo que me está absorviendo y que aporta tanto en mi día a día.
Este año, si o si voy a dar el curso de GTD, ya tengo el demo prácticamente montada, tengo sala, tengo material, sólo falta tener alumnos desorganizados o con ganas de perfeccionar sus técnicas.
Quedarme en <= XX Kg
- Como propósito de mantenimiento. Continuo con la lucha perdida de perder y bajar kilos, si este año he conseguido llevarlo a cabo de una forma divertida, creo que en el 2010 puedo volver a jugar con ese espíritu y realizar el sencillo esfuerzo de mantenerme y bajar de peso.
Limpiar altillo
- Arrastrado del anterior, por fallar. Tengo que tirar muchas cosas que hay ahí arriba.
Ahorrar más (Llegar a los XXk)
- Si este año he conseguido mi objetivo, voy a aumentar la capacidad de ahorro en algunos puntos, de esta forma conseguiré crearme el colchón suficiente y la capacidad de poder gastar sabiendo que sigo ahorrando.
Proyecto secreto.
- Iniciamos el nuevo año con el fracaso del actual, así que lo arrastramos con más esperanzas y una nueva lista de acciones siguientes para procesar. Volveremos a rescatar las ganas y el empeño, porque ganas nunca faltan.
Jugar más con Lucca
- Considero que el tiempo que paso con Lucca es bastante poco, debo cambiar algunos hábitos en mi para poder darle una mejor calidad y cantidad de tiempo, poder jugar más con él, aprender y hacerlo feliz, como sólo él se merece.
Con este post, te dejo dos artículos muy interesantes de@daguayo para que puedas escoger tus propósitos para el próximo año.
Propósitos de año nuevo: revisa los de este año pasado
GTD: ¿Son suficiente los propósitos anuales?
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'No Hacer'
Uno de los valores por los cuales nos miden es por el verbo hacer. Somos personas más productivas en cuanto más hacemos. En términos físico, tiene un peso bastante importante, la creación desde la nada de un objetivo implica un resultado tangible y por lo tanto un valor en nuestra medida de productividad. Hay objetivos que su única finalidad consiste en hacer y hay otros campos en los cuales hacer, no tiene ningún significado.
Para mí, una de las fase del GTD que tiene menos peso es la del Hacer. Aunque parezca sorprendente, la realización de las tareas no es la consecución de los objetivos y por lo tanto no es un valor válido para medir mi productividad. En cambio, el proceso de recopilación, procesamiento y revisión, adquieren valores realmente importantes.
En el acciones diarias, ya sean profesionales o personales (siempre hay que tener presente que uno es productivo dependiendo del contexto) el proceso de la información y su tratamiento es mucho más importante que el hecho mecánico de realizar la acción y muchas veces nunca se llega a realizar la acción.
Por eso, tener unos buenos procesos anteriores al de hacer nos garantiza que vamos a tener toda la información necesaria para evaluar la ejecución de la acción y en consecuencia realizarla o no. Estos procesos anteriores nos pueden resolver el proyecto, sin necesidad de pasar de fase y dependemos de su eficacia para poder definir los objetivos.
Podemos delegar, incubar, agendar, eliminar, archivar, existen tantas opciones antes que la propia realización de la acción. A veces nos sentimos completamente estresados por la cantidad de acciones que debemos realizar cuando realmente dónde hemos fallado es en los procesos anteriores, que con un poco de buen juicio nos podrían haber limpiado la mayoría de las listas.
Puede que en nuestra vida el hacer las cosas nos realice como personas, puede que el no hacer las acciones nos permita tener más tiempo para realizar otras cosas que actualmente no podemos aspirar. No estamos procrastinando, si no que estamos perfeccionando los procesos anteriores y con ese afilado podemos siempre dividir aquello que realmente tiene que ser creado.
En un proceso de productividad personal el término hacer puede que no tenga tanto valor como antes de entrar en este mundo, para asombro de los que nos rodean y de nosotros mismos.
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'El Gachupas: La rutina hace el hábito'
"Efectivamente, el problema a la hora de adquirir hábitos no es tanto la técnica, sino la dificultad que tenemos todos para integrar el nuevo hábito en nuestro día a día. Pero cuando descubres el poder de las rutinas, todo cambia radicalmente."
Un excelente artrículo de El Gachupas. Sigue leyendolo aquí.
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'Utilizando la productividad personal'
La gente suele asociar la productividad a las actividades laborales. Uno es productivo cuando trabajo mucho, por el contrario, trabajar poco no significa ser menos productivo, igualmente se considera productivo, pero en menor cantidad. Uno no es productivo cuando definitivamente no hace absolutamente nada, el cero es el límite marcado para la productividad. Cosas de la moralidad humana.
El otro día, le presté el libro de David Allen a @giorgew parece que se está animando en el terreno de la productividad personal, además de los virus de la gripe, él se ha contagiado del virus del GTD. Emocionado ya tiene sus herramientas que comienza a utilizar y es bonito verlo como va explorando las posibilidades, eso si, sin llegar a la compulsividad que tenemos algunos en esta religión.
Algún que otro compañero preguntaba por el libro, con sonrisa sarcástica y burlona como queriendo decir que eso no iba con él y al mismo tiempo intentando vulnerar los sentimientos de los que si utilizamos el GTD como una forma de realizar las acciones. De entre ellos uno dijo que desde que leía esos libros me veía quedarme a trabajar más allá de las siete de la tarde. Ese fue un detonante. Al observar la reacción me dijo que era más productivo desde la adopción del método.
Cosa que me llevó a preguntarle cómo podía saber si realmente era más o menos productivo a nivel personal. La respuesta fue obvia, eres más productivo en el trabajo, sin ningún matiz ni objetivo. De ahí su error.
Quien piensa que la productividad personal sólo se mide en términos laborales está negando parte de su vida, como lo hizo este compañero. La productividad personal no se puede medir por un rango delimitado de horas, ni por un entorno, ni por las herramientas que tenemos a nuestro alrededor. Uno es productivo cuando es capaz de llevar acabo aquellos objetivos que es capaz de marcarse y conseguirlos, ya sea con éxito o con fracaso, pero en definitiva realizándolos en el contexto adecuado de la situación que está viviendo.
Mi horario laboral está marcado por la empresa, pero mi nivel de profesionalidad me obliga a desarrollar tareas en cualquier momento que estoy consciente, no importa la ubicación, cualquier momento puede ser bueno para trabajar. Igualmente, por la misma regla, cualquier momento puede ser bueno para realizar acciones personales, de nuevo sin limitación de horario. El verbo hacer no está delimitado por una franja horario, uno hace mientras puede hacer, si no puede desarrollar el trabajo que desea, debe buscar entre sus cosas, cuál es la acción que más se adapta a lo que está viviendo en ese momento.
Por ello, no es extraño que muchas noches esté trabajando en casa, contestando correos, planificado reuniones, desarrollando documentos, cómodamente en pijama. En contra, también es normal que en la oficina realice acciones de ámbito personal, como puede ser conciliar las cuentas bancarias, realizar alguna llamada a algún servicio técnico o una compra. Lo que hago es aprovechar en cada contexto lo que soy capaz de hacer.
Algunos dirán que el trabajo debe quedarse en la oficina y en casa hay que hacer tareas personales. Pero la productividad personal no distingue barreras y uno realiza acciones profesionales cuando considera que está preparado para estar en la oficina y acciones domésticas cuando es el momento justo para hacerla. Sin poder entender este paradigma, muchos de los que se encuentran en una frenética carrera hacia el “éxito” profesional acaban por desgastarse y quemarse antes de tiempo, les consume las ansias por la productividad, dejando de lado la parte personal. Aquellos que son capaces de entender por completo la productividad personal, por el contrario, son capaces de realizar cualquier tarea que se propongan, sin sacrificar ninguna otra faceta de su vida.
Es lo mágico de la productividad personal, el secreto. Puedes ser productivo o puedes utilizar la productividad personal. Dos definiciones completamente diferentes en la forma de exprimir y disfrutar de la vida.
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'Bulego Borroka'
Desde que el otro día escribí el artículo de “Doble Filo” he recibido algunas críticas respecto a como he “blasfemado” en contra de una doctrina que puede parecer “perfecta” o “santa”. Tal vez esta profanación o este mal uso del método utilizado por David Allen puede que no sea el acertado, puede que no sea el correcto, el ético, pero existe como arma básica y por ello, decidí plasmarlo en un artículo dejando claro esa dualidad que puede que no todos percibamos.
Llamadme loco si queréis, pero las evidencias están igualmente ahí, delante de vosotros. Otra cosa es que las queráis utilizar o no, como me despedí en el anterior artículo, allá cada cual con su conciencia. Obviamente, GTD no está pensado para ser utilizado como arma, pero de él se pueden extraer interpretaciones que dan otro sentido a las acciones.
La más literal:
Proyecto: Desmoralizar a un compañero.
Objetivo a visualizar: Destrozar su trabajo.
Lista de Siguientes acciones:
- Averiguar en que proyecto se encuentra involucrado
- Crear interrupciones por todos los canales
- Llenar su bandeja de entrada
- Infectarle con multitarea
- Delegar y retirar
- Reuniones de seguimiento
- Convertir su espacio en un vertedero de información
- Evitar acción de Hacer.
Sencillo ¿no?. Bien, ahora sabemos que GTD nos ayuda a crear un proyecto vil y malvado, pero en definitiva utilizando método GTD. Esto suena a sentido común, como todo el libro de David Allen, otra cosa es que no hayamos dado cuenta que dispongamos de un sentido común, como cuando leemos el libro y nos decimos a nosotros mismos lo tontos que hemos sido al no darnos cuenta de todas esas verdades que nos escribe el autor (yo el primero).
Pensemos en la parte positiva del GTD. GTD nos enseña a recopilar cosas, de entre ellas información de nuestro oscuro proyecto, información que luego utilizaremos. Así mismo, la otra parte también, con suerte está recopilando información de lo que pueda necesitar. ¿Que pasaría si saboteáramos o alteráramos esa información? Contaminaríamos su sistema. Añadiendo más cosas para que recopile estaríamos creado un exceso de tiempo en su proceso, puede que sea mínimo, pero el suficiente para corromper el sistemas.
Los siguientes pasos son obvios, procesar y organizar algo corrupto genera un sistema inestable que en el momento de hacer creará problemas, por ello, si logramos una contaminación en el primer proceso, el resto cae por su peso. El problema es la revisión semanal, dónde puede darse cuenta de la cantidad de basura que tiene en su poder. Para evitar la revisión semanal , hemos de contraatacar limitando el tiempo de su realización o olvidar la basura inicial para concentrarnos en crear nueva basura para introducir en su nuevo proceso de recopilación. Con esto, anulamos su sistema.
El siguiente estadio es trabajar en su verbo “Hacer”, para que pueda lograr “hacer” va a necesitar con suerte entrar en la zona y para evitarlo hay que bombardear con interrupciones. Una vez descubiertos los canales de comunicación de que dsistemaispone, podemos provocar una lluvia aleatoria de interrupciones propias o de terceros (terceras personas pueden ser atacantes sin saberlo), para evitar que pueda llegar a concentrarse. Las interrupciones provocaran un desvío de concentración, si a eso le unimos una retirada del proyecto y una adjudicación de nuevas tareas, desmontamos su trabajo y su planificación.
Por otro lado, hay que conseguir multitarea, que deba trabajar al mismo tiempo en varias cosas a la vez desviando constantemente su trabajo. Hay que estar atentos también a su estado de energía, no es lo mismo interrumpir a las nueve de la mañana de un lunes que a las cinco de la tarde de un viernes, el factor energía es fundamental, tal como nos han enseñado en el libro.
La gente, normalmente se rige por dos valores que nos enseño el Sr. Covey Urgente-Importante y nivel de prioridad. Estas etiquetas sociales están muy extendidas y si luchamos contra alguien que domina o sabe algo de GTD esto sería inútil, pero para el noventa y nuevo por ciento del resto de la gente, incluir la palabra urgente o máxima prioridad, trastoca todos sus esquemas. Hay que utilizarlas con singular alegría.
Este es un sencillo ejemplo de como utilizar GTD como arma, como las buenas formas y los hábitos se convierten en mortíferas herramientas. Utilizándolas de forma correcta, se consigue una total transparencia en las acciones, consiguiendo que estas sean cotidianas y sin ningún efecto de maldad, si abusamos de ellas o las blandimos de forma grotesca habremos caído en el mobbing y eso se alejaría de la profesionalidad a la cuál estamos acostumbrados utilizando GTD.
Sin querer hacerme pesado, GTD puede ser un arma, sólo es una cuestión de moralidad.
El título de este artículo es la traducción en euskera de las palabras: bulego-oficina y borroka-lucha/pelea/combate. Este término lo acuñamos en un proyecto con el que estabamos en desacuerdo y protestabamos a grito de desobediencia.
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'El gachupas: Cómo mantener el correo bajo control'
" La bandeja de entrada no es un almacén. Este es el primer y más importante principio, que raramente es respetado por quien nunca ha estudiado productividad. Lo normal es leer los correos, responderlos (si procede), y dejar que se vayan acumulando en la bandeja de entrada. No sé a vosotros, pero ver una bandeja con 500, 1.000 ó 5.000 correos, unos leídos y otros no, me saca de quicio."
Un excelente artrículo de El Gachupas. Sigue leyendolo aquí.
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'Odio Lotus Notes'
Odio Lotus notes. Es una herramienta que me han impuesto para poder trabajar y creo que tiene la misma operativa que la corbata que utilizo de lunes a miércoles. Afortunadamente sólo lo utilizo como herramienta de correo, dejando de lado su “potente” capacidad de plantillas y bases de datos que obviamente ninguno de los trabajadores que integramos la empresa sabe como sacarle el mayor de los partidos.
El problema es que no hay forma de sacarle partido a Lotus Notes y mucho menos entrando de lleno con el GTD. Por más que lo he intentado, por más que le doy otra enésima oportunidad más, no hay forma de integrarlo en mi forma de ser y de realizar el día a día. Aún así debo continuar con él por la única razón de que es el medio de intercambio de información. Sin poder huir, ahí lo tengo instalado.
Por más que he buscado y rebuscado en la web ideas para sacarle partido, todas me parecen demasiado complicadas, demasiado dependientes de un sistemas que nunca llegaré a implementar como el mio. Plantillas, carpetas, agentes, scripts, no hay forma de convivir con él.
Leo que hay gente que está completamente satisfecha con esta herramienta, que sabe sacarle un gran partido incluso a nivel comercial. Para ellos este sistema es el adecuado, es la única vía posible para llevar a cabo su sistema y ser productivos. Para mi, no es más que una simple aplicación que debo utilizar por obligación.
Antes de desistir, he logrado configurarlo a mi gusto, he creado mis propios agentes, me he aprendido la mayoría de los hotkeys, estoy abusando del autohotkeys para realizar tareas repetitivas, tengo plantillas y cada mañana cuando lo abro me resulta más aburrido enfrentarme a él. Sería una de las primeras aplicaciones que borraría con gusto de mi vida.
Esta aversión que siento por este software sólo hace que reafirmar la búsqueda del sistema que se amolde a mis necesidades, a mis gustos a mi forma de llevar el sistema GTD. Esta obligación impuesta no es más que un lastre en mi productividad diaria que debo sortear con pequeños trucos que he ido aprendiendo para mejorar un entorno demasiado pesado e inservible en las horas que transcurro en el trabajo.
Aun así, sigo leyendo maravillas de este software para autoengañarme que estoy equivocado, que es realmente un buen programa y que debo ser capaz de sacarle el uso y la productividad que otros han podido exprimir. Pero cada intento es un muro de ladrillos. No hay forma de que venza a mi sistema actual.
Por que la verdad más cruel es que el sistema perfecto, no es aquel que le está sirviendo a otro, sino el que con tezón, con ilusión, con tiempo, paciencia y práctica uno crea a su reflejo y necesidades, el que va perfeccionando día tras día. Ese es el sistema de productividad perfecto que fluye de forma natural sin ser impuesto.
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'Doble filo'
GTD nos enseña a mejorar, a hacernos más productivos, a convertir nuestro día a día en lo que realmente importa, valorando mucho más las acciones que desempeñamos. Crea una ética personal y profesional admirable y desconocida, que pronto traspasa las barreras de aquellos que nos rodean para vernos de una forma muy diferente a lo que estamos acostumbrados. No voy hablar de todas esas bondades que largamente llevamos utilizando y recreándonos en ellas a lo largo de todo este weblog y lo que muchos de mis compañeros han hablado en sus respectivas casa.
La utilización del GTD es una salvación, pero a su vez se puede convertir en un arma de destrucción que pocos son capaces de utilizar, algo así como las tres leyes de la robótica de Asimov. Si entendemos GTD como una herramienta facilitadora de la productividad, seremos capaces de lograr y saborear todo lo aprendido. Si entendemos GTD como un arma, podemos utilizarla para vulnerar y atacar sin piedad a todo aquello que esté en nuestra voluntad.
Pensad en todas esas cosas inofensivas que hemos aprendido. Pensad en todas esas cuestiones éticas que hemos ido asumiendo. Pensad en lo bueno que nos ha reportado y ahora echad una mirada a todos los que os rodean, sumidos en su kaos diario o en su estilo de organización, mirarlos y verlos correr jugueteando con su adrenalina, con su multitarea, con sus ansias, juntar todo eso en una mala tarde y tal vez os sintáis como Michael Douglas en “Falling Down”
En nuestro arsenal disponemos de todas las armas necesarias extraídas del inocente libro creado por David Allen, son herramientas para la paz, son buenas guías para afrontar la vida y el trabajo, confluirlas en un estado de bienestar o tal vez son herramientas de defensa para utilizar en caso de sobre exposición al kaos que nos rodea. ¿Es bueno? ¿Es malo? ¿Es una ayuda? ¿Es un arma? ¿Cuál es tu nivel de ética en este momento?
El razonamiento correcto sería para ayudarnos a afrontar la vida o el razonamiento incorrecto sería para ayudar a desconcentrar la vida de los demás. La cuestión no es quedarse indiferente ante esta valiosa información que hemos asumido en nuestro interior, por que aunque nos ayude como persona tal vez otros la estén utilizando en nuestra contra. ¿Es posible sentirse atacados con GTD? Obviamente si. ¿Nuestra ética y el cambio personal que hemos sufrido nos obligan a no utilizar las lecciones contra los demás? La respuesta sigue siendo si. ¿Vivimos en un Mundo Feliz o en 1984? Aquí ya debes responder tú.
La posesión de la información no significa utilizarla. Siempre me ha gustado esta frase. El problema son las noches como estas, dónde uno se siente malo y junta fertilizante con periódico, gasóleo y algodón, ingredientes completamente inofensivos por separado, como el libro de David Allen, un sinfín de capítulos de ayuda personal, pero ¿Ayuda para qué?
GTD no es sólo un método para ayudarnos a mejorar, quien así lo vea puede que no tenga todos los paradigmas. GTD es también un arma. Allá cada cual con su conciencia.
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'ElGachupas: Mi sistema GTD: técnicas adicionales'
"Para terminar con broche de oro, profundizaremos en algunas técnicas adicionales que muchos GTD-ianos utilizamos frecuentemente al implementar el método. Alguna no forma parte del método propiamente dicho, pero se ha hecho tan popular que frecuentemente se termina considerando parte de él. Otras son simplemente ideas geniales que he conocido por otros “productivos”. En fin, espero que os resulten tan útiles e interesantes como a mi."
Un excelente artrículo de El Gachupas. Sigue leyendolo aquí.
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"En mi caso, suelo tener entre 30 y 50 elementos, ya que en mi trabajo son frecuentes los proyectos en los que en un momento dado necesito que otras personas aprueben, confirmen, opinen, proporcionen feedback o completen un paso de un proceso, antes de que yo pueda seguir adelante con la próxima acción correspondiente."
Por Jose Miguel Bolivar no te pierdas este artículo en OptimaInfinito.
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'Canasto: Ranking de blogs sobre productividad personal'
"¡Ya está aquí el nuevo Ranking de Blogs sobre la Productividad Personal! Igual que el último ranking, está basado en 7 parámetros, aunque esta vez he cambiado los Technorati Blog Reactions que ya no están disponibles por un parámetro mucho más interesante: los Tweets (gracias a JM Bolívar por encontrar el servicio de Topsy)."
Sigue leyendolo @ElCanasto en su página web.
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'Dutudú: Eliminar lo que no necesites'
"Estamos procesando algo de la bandeja de entrada. ¿Qué pasa si llego a la conclusión de que no he de hacer nada con ello? Tíralo. Simple, ¿verdad? Bueno, no tanto al principio. Mucha gente insiste en a acumular cosas sin que luego sirvan para nada."
Un excelente artrículo de Daniel Aguayo en su site Dutudú. Sigue leyendolo aquí.
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'Los bocadillos'
Siempre he tenido un trauma de pequeño y es que no me acaban de gustar los embutidos. La razón es bien sencilla, de pequeño mi hermana y yo íbamos a colegios separados y mi madre siempre nos daba el bocadillo, para comer en la hora del patio, envuelto en papel de aluminio. Así que llegada la hora del recreo, salíamos todos los niños al patio, para jugar mientras comíamos el almuerzo, muerto de hambre a esas horas abría muy contento el envoltorio para descubrir muchas veces, como mi madre se había equivocado en la logística y ante mí tenía un incomible bocadillo con algún raro embutido que muchas veces acaba sólo comiéndome el pan.
Esta es una técnica que aprendí hace bastante tiempo y la suelo utilizar constantemente. No, equivocarme en la logística no. La técnica del bocadillo consiste en utilizar un poco la mano izquierda mientras le abofeteas con la derecha. Así son los bocadillos, una rebanada de pan, algo en medio y finalmente otra de pan. ¿A quién no le gusta el pan?
Por ello, siempre utilizo esa técnica para suavizar los problemas y lanzar, de forma camuflada una verdad que a nadie le gusta escuchar, pero que finalmente recordaremos como algo dulce y agradable, pues siempre acabamos con otra rebanada de pan. Porque al final, todos recordamos lo último que nos han dicho.
Por ejemplo, cuando queremos que una persona realice correctamente su trabajo, siempre podemos atacarlo con el problema directo, no obstante, la impresión y predisposición que se llevará esa persona de nosotros será negativa, con lo que es posible que obtengamos un efecto negativo a nuestros deseos. Igualmente, si adulamos primero para acabar reprochando, el efecto será el mismo.
Hemos de ser un poco más listos, hemos de comenzar adulando, consiguiendo que la persona se muestre receptiva a lo que queremos decirle y cuando esté en este punto, en ese momento le transmitimos la información que queremos camuflar, para finalmente volver a suministrarle un poco de adulación y rematar el efecto de desconcierto. Al final nunca sabe si realmente le has dicho algo malo, porque la sensación que le ha quedado es positiva.
Esta técnica es bastante popular y yo también he sido blanco de ella en muchas charlas y correos, sufriendo en propias carnes lo que yo también realizo, a veces la he detectado, esperando la bofetada y manipulando a mi interlocutor con una sonrisa a destiempo. Es una técnica bastante diplomática que hay que saber utilizar.
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'La solución'
Nada es imposible para el hombre que no tiene que hacer las cosas por si mismo, así reza un anónimo refrán, con la verdad en cada una de sus letras. A lo largo de nuestro día, nos encontramos con muchos y diferentes tipos de tareas, de los cuales algunos podemos delegar, otros retrasar y los más inmediatos resolver. Nuestra vida se mide en preguntas y respuestas y muchas veces en preguntas sin respuestas.
Cuando somos capaces de resolver los problemas por nosotros mismos, somos capaces de silenciosamente trabajar arduamente en ello, aunque para ello debamos levantar la socorrida alfombra para esconderlo. Nuestros problemas pasan directamente a nuestro sistema de procesamiento, que los tratará como cualquiera de las otras acciones que debemos realizar.
Si el problema es ajeno y viene a nosotros en forma de bofetada, entonces nuestra reacción es inmediatamente opuesta, nos volvemos unos seres defensivos, nos salen garras de adamantium y nos alejamos de cualquier posición visible en caparazones impenetrables. “Si el problema es tuyo, quédatelo”. En este momento de orgullo, defendemos nuestra arrogancia con todo lo que tenemos, con el único objetivo de evitar a toda costa el problema.
A veces, esos minúsculos y microscópicos problemas, se transforman en planetas enteros por culpa de este pensamiento escurridizo, cuando realmente lo único que necesita la otra persona es una sencilla solución, aunque no sea inmediata, aunque no se consiga resolver por uno mismo y lo que antes parecía un mero planteamiento, acaba por convertirse en sanginarias luchas corporativas.
Cualquier problema tiene solución y con ese pensamiento hemos de afrontarlo. Una visión puede que extremadamente positiva, pero es la única razón para convertir ese problema en un proyecto finalizado y cuando alguien se acerca desesperado con un problema, lo único que te está preguntando es por esa solución.
Somos blancos de los problemas por dos motivos: somos el destino del problema y recae directamente sobre nuestro ámbito de responsabilidad, por lo tanto no existe razón humana para eludirlo o nos hemos convertido en un soporte y guía para los demás (<ironia>Gracias GTD!</ironia>), dónde nuestro criterio y nuestra razón prevalecen en las decisiones ajenas.
Tanto si nos encontramos en el primero o segundo campo del motivo, siempre, siempre, siempre hemos de aportar una solución. La solución, garantiza una respuesta positiva por el portador de las malas noticias, una predisposición en su carácter a cambiar su posible enfado o mal humor a un acercamiento al trabajo colaborativo y eso, influye directamente en nuestro trabajo.
No importa si no podemos resolverlo, no importa si no lo hacemos de forma inmediata, no importa si nos gusta o no el problema, aportar una solución conlleva una disminución drástica del problema.
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'ElGachupas: Mi sistema GTD: técnicas adicionales'
"Para terminar con broche de oro, profundizaremos en algunas técnicas adicionales que muchos GTD-ianos utilizamos frecuentemente al implementar el método. Alguna no forma parte del método propiamente dicho, pero se ha hecho tan popular que frecuentemente se termina considerando parte de él. Otras son simplemente ideas geniales que he conocido por otros “productivos”. En fin, espero que os resulten tan útiles e interesantes como a mi."
Un excelente artrículo de El Gachupas. Sigue leyendolo aquí.
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'Las horas de productividad'
Seguramente debe existir un estudio dónde indica en que momentos del día, semana, mes, año o unidad alternativa de tiempo, somos altamente productivo. Pero al final de todo el ejercicio laboral, nuestra productividad se mide por ojos ajenos a nuestra realidad, ya sea nuestro compañero de trabajo, jefe o el departamento de recursos humanos, que siempre acaban juzgándonos por valores arcaicos.
La productividad, vista desde fuera no es más que una apariencia de lo que realmente no se está haciendo, eso sí, obteniendo unos objetivos deseados por terceros en un tiempo prudencialmente correcto. Es más, un valor extendido de la productividad es la presencia física en el entorno, entendiendo que estar sentado en el sitio corresponde a un acto fiel de pura productividad.
Los horarios cumplen un claro ejemplo. Si disponemos de ocho horas contractuales para desarrollar nuestro trabajo, está terriblemente mal visto conseguir este hito, saliendo siempre a nuestra hora de salida. Si no te quedas más tiempo en la oficina eres un claro ejemplo de una persona que no se implica, que no es proactiva. Esa es una definición peligrosa de trabajo y desafortunadamente es de lo más común.
Pongamos un sencillo ejemplo, la hormiga trabajadora que entra a su hora, realiza correctamente su jornada laboral y sale del centro a la hora establecida. Luego tenemos al compañero de la hormiga, que llega tarde por que ayer tuve que quedarse hasta la madrugada trabajando, sale a desayunar, coge dos horas para comer, realiza varios cafés a lo largo del día y salidas a fumar y obviamente es el último en salir del centro laboral. ¿Quién dirías que está mejor considerado por los mandos y muchos de los propios compañeros?
La rigidez de los horarios es una cuestión que aun no ha cambiado de paradigma, por muchas herramientas que incorporemos a nuestro trabajo (conexiones extranet, accesos VPN, teléfonos móviles, correo push) hemos de continuar siendo religiosamente correctos en el horario que dedicamos a calentar la silla de la oficina, sin importar lo que hacemos el resto del tiempo.
Aprovechar todas estas herramientas suele sonar a esfuerzo extraordinario en momentos que hay que apagar algún fuego o trabajar en algún arranque, pero si somos capaces de utilizarlas con asiduidad en nuestro trabajo diario y de esa forma conseguir integrar la vida personal con la profesional, somos tratados de herejes laborales y de falta de compañerismo con el resto de culos que se quedan profesionalmente hasta altas horas trabajando o realizando el trabajo que deberían haber hecho el tiempo que no han dedicado a trabajar.
Este artículo, puede ser considerado como pataleta de empleado y gustoso caramelo reivindicativo, pero tal vez pueda hacerte replantear la forma en la cual dedicas tus horas laborales. Si tienes alguna capacidad de mando, te recomiendo que intentes cambiar el paradigma de la productividad para marcar la diferencia. Cada empleado tiene su propio ritmo de trabajo, conocerlo y utilizarlo provoca un cambio en la productividad de los proyectos que permite que estos avancen de una forma increíble.
Uno es productivo cuando demuestra que es capaz de aplicar la productividad en cualquier contexto de su vida, sin importar el momento.
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'Análisis propósitos principio de año (ii)'
Se acerca fin de año, y como viene siendo tradición hay que hacer balance de todo lo que ha pasado durante estos dias y sobretodo, reencontrarnos con esas promesas que nos hicimos justamente hace año, en estas mismas fecha, como ahora lo estamos haciendo.
Mejorar GTD
- Aunque este no es un objetivo cuantitativo puede decir con absoluta (y narcisista) certeza que, aunque cada día aprendo cosas nuevas, voy dominando y mejorando el sistema GTD, haciéndolo cada día más mii, adaptándolo a mis necesidades y sobretodo ejerciéndolo por mis necesidades.
Creo que este es un objetivo que he conseguido, no completamente, pues es una ejercicio diario, pero sigo en progresión positiva.
- Durante este año, he podido ver cumplido mi deseo de llegar al peso que me había prometido y por lo tanto he establecido unos hábitos y un normas internas para conseguir hacerlo realidad. Fruto del esfuerzo y no del engaño, he conseguido alcanzarlo. Aún así, por pecado, he vuelto a recuperar parte del peso perdido, pero lejos de ser un acontecimiento triste he conseguido la suficiente fuerza interna y sicológica para lograr bajar de peso cuando yo quiera.
- No me voy a extender ni a engañar, continua en mi lista de Algun día/Quizá.
- He incorporado ciertos elementos doméstico que me han permitido estar un poco más tranquilo y a gusto en la casa. Aun tengo en lista incorporar algún que otro dispositivo fetiche para relegar mi nivel de paranoia y de seguridad. Aunque no lo dejo como un hito completado si que está los suficientemente avanzado como para sentirme orgulloso
- Sencillamente conseguido. Esta parte ha sido fácil. He conseguido ahorrar la parte económica que pretendía, sin realizar grandes inversiones, con el ahorro tradicional y la sencilla limitación de realizar los gatos necesarios y justos, aplicando la razón y la regla de los 30 días.
- Si aplicamos la lectura literal de esta frase, descaradamente he fallado por completo. Como se refleja en el calendario de post, hay días que no he posteado en absoluto, ha habido parones propios de los periodos vacacionales y algún que otro estado emocional que me ha impedido desarrollador. Pero no quiero desfallecer, creo que he escrito suficiente material durante todo el año y aunque no sea una victoria completa, estoy orgulloso de lo que he creado.
- Creo que estoy ejerciendo un Rol de padre bastante “competente”, mi relación con mi hijo de cuatro años me sorprende cada día y más sabiendo que a mí no me gustan los niños, pero Lucca es mi adorado nene y para él todo es poco. Aún así, creo que ejerzo demasiado de “poli malo” y hay momentos que me enfado demasiado, debo suavizar un poco esa parte de mi y enseñarlo por otras guías que no sean tan duras.
- No ha cuajado. Aunque no dependía completamente de mí y he puesto todo de mi parte, el proyecto no ha salido a la luz. Era demasiado arriesgado, no desfallezco y este mismo proyecto lo acumulo para propósito del próximo año. Quiero hacerlo como sea y que así sea.
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'Monotarea'
La otra tarde estaba trabajando en mi sitio con una compañera, ambos estamos sumergidos en el trabajo, nada especial, ordenes de transporte perdidas entre sistemas (Sap Sucks). A eso que se acerca el Jefe del Proyecto, con la sonrisa en los labios, esa sonrisa que te hace ser su amigo en los momentos de necesidad y parte del mobiliario de la oficina cuando ya no te necesita. Viendo que estábamos “parados” y el cliente del ordenador procesaba la información, no se le ocurre soltar otra lindeza que: “No podéis hacer varias cosas al mismo tiempo, tenéis que ser más productivos y hacer multitarea”. Eso reclamaba una yugular sangrante en ese mismo instante.
Después de sonreír con la más falsa de mis sonrisas, le indico que obviamente no tiene ni idea de productividad, por que si no, no estaría diciendo semejante barbaridad e igual que si estuviese hablando con la pared (cualidad típica de los Jefes de Proyecto, no escuchar a nadie más que no sea: a) cliente, b) comercial c) Director de Proyecto, d) A quien está utilizando) me indica que la productividad se mide con la cantidad de cosas que podemos llevar a cabo. La ignorancia es un derecho, dejemos que lo ejerza.
Lo peor de la multitarea es que la gente sigue creyendo que es la panacea y que es la solución a la productividad. La multitarea implica la capacidad de desempeñar acciones y al mismo tiempo adrenalina que nos hace cree que somos productivos, disfrutando de ese estado de acción dónde podemos realizar las acciones sin importar el precio de las mismas. Si aplicamos la multitarea seremos generosamente reconocidos y unas personas tremendamente ocupadas, eso sin, sin acabar las cosas al cien por cien. ¿pero acaso no queremos aparentar estar trabajando?
Yo soy cien por cien monotarea y lo grito a los cuatro viento. Es más, desde que he incorporado la obsesión de los cubos de rubik en mi vida, cada vez que debo esperar a que el ordenador termine de realizar una acción, me dedico a darle vueltas al cubo, esperando pacientemente y dejando que mi mente vaya explorando nuevos caminos de la tarea. Si en la oficina se escucha un molesto cleck-cleck-cleck es Bergonzini que está esperando a que termine un proceso para poder continuar.
Ya puede estar sonando el teléfono o la bandeja de entrada llena, si la tarea no está terminada el resto de cosas puede esperar.
En este artículo no voy a hablar de las bondades y necesidades de la monotarea, si no que os ofrezco estos muy buenos artículos, para que aprendáis a decir que no a la multitarea y evitar graves afirmaciones como las del principio.
El mito de la multitarea por @daguayo
La multitarea hace más difícil procesar la información por Moviendonos
Multitarea y productividad por Rosa Elizabeth Quintana
El mito de la multitarea por thenewatlantis.com
Organiza tu dia para evitar la multitarea por @habitosvitales
Los efectos de la multitarea por Simplicidad
GTD para evitar la multitarea por @daguayo
El consejo de los viernes: Una cosa detrás de otra por @jmbolivar
La multitarea no es buena por Javipas
Debunking The Myth of Multitasking por LifeHacker
Cómo mejorar tu flujo de trabajo diario por @bertop
Multitasking por @elcanasto
¿Las mujeres son más multitareas que los hombres? por Stephanie Falla Aroche
El otoño de la multitarea por @ivalladt
El efecto de la multi tarea por La Naturaleza del Software
Síndrome de “currante multitarea” por Cesinhe
La multitarea, rival del rendimiento por STEVE LOHR
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'La prueba del delito'
Tener espacio suficiente para almacenar las cosas siempre ha sido una de mis manías u obsesión. Siempre me he dedicado a dejar parte de los dispositivos de almacenamiento a la mitad de su capacidad, como medida de seguridad. Desde que tenía mi Amstrad PC1512 dónde un diskette de 1.44 me servía de disco duro, siempre estaba a la mitad, pasando por mi primer disco duro de 20 Mb, que siempre tenía 10Mb libres, hasta la actualidad: mi ordenado principal está libre al 50%, el que utilizo para cazar y trabajos esporádicos al 50%, el portátil del trabajo igual, la Treo de 21Mb de memoria me quedan 10Mb libres. Como veis una clara obsesión.
Desde que utilizo GTD he llevado esa técnica a la mente, pero a su extremo más radical: vaciándola por completo. Todo lo que entra en mi mente tiene un periodo de vida extremadamente corto y rápidamente es desalojado para entrar en el sistema GTD. Nada que no valga la pena debe ocupar un espacio innecesario y mucho menos quemar neuronas que podrían estar dedicadas a otros menesteres: como acordarme de comprar olivas, justo cuando estoy saliendo del supermercado.
Así que la forma más sencilla para mantener un espacio vacío consiste en apuntar las cosas fuera del centro de almacenaje. En el caso informático eso se traduce en soportes magneto-opticos: CD – DVD. En el caso biológico, se traduce en un escrito sobre un papel arrojado a una bandeja de entrada. Ambas funciones ya son un acto reflejo en mi y todo lo innecesario pasa directamente al archivo, eso si, bien catalogado con las herramientas necesarias.
Obviamente, hay momento dónde el sistema de recopilación no aplica y precisamente ahí es dónde llegan las ideas o recuerdos más importantes, dónde nos sentimos obligados a balbucear una y otra vez la misma frase para poder recordarla más tarde y dejar que esta entre en nuestro sistema, con la desesperanza de que seguramente la perderemos por no anotarla justamente en ese preciso instante.
Uno de los sitios donde más me llegan esas ideas es en plena ducha. No se que tiene el agua casi hirviendo que provocan que todas las neuronas comiencen a vomitar información y alocadas ideas. Todas ellas acaban desperdiciadas desagüe abajo. Lamentable. Aunque dispongo de varios envoltorios para poder sumergir mi Treo en la ducha conmigo, no he llegado a ese punto de nerdismo. Así que he optado por métodos más sencillos como ya expliqué en su día.
Para no olvidar la información es necesario apuntarla y aunque la humedad, el vapor y la propia agua no sean un buen soporte para ello, existen alternativas que nos ayudan, como es el caso de los inocentes juguetes para niños. Unos pinta-pinta (lápices de colores) compuestos de cera que son capaces de pintar sobre la cerámica de la propia ducha-bañera o de los baldosines de la pared, reteniendo la escritura hasta que se limpia con la propia agua y una pasada de la mano.
El objetivo queda cumplido: la idea permanece escrita en la propia pared mientras nos duchamos y esta nos ofrece mucho más espacio para seguir apuntando o jugando, todo lo que se nos ocurra y cuando finalizamos la ducha y una vez secos, podemos llevar esos garabatos a nuestro sistema GTD, reconociendo la ducha como una bandeja de entrada más de nuestros sistema.
Hoy, escribo este artículo, no sólo para recalcar la necesidad de un volcado total de la información y estar preparado para concebir y albergar nuevas y suculentas ideas, si no para presentaros en vida real, como el sistema funciona y es aplicable. Cuando tienes una necesidad, siempre puede existir una solución que te ayude. Yo he encontrado mi solución.
Aquí os dejo la foto del método aplicado y para que os echéis unas risas. :D
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